Module und Funktionen
Welche Module es gibt, wie Sie sie zuschalten und was Einsatzplanung, Wartung, Mahnwesen, Lager, Fuhrpark und Nachkalkulation können.
Welche Funktionen hat inncomo?
inncomo hat 32 Module in 8 Bereichen:
Start: Übersicht.
Kunden & Vertrieb: Kunden, Leads und Aufgaben & Kundenakte.
Aufträge: Projekte, Zeiterfassung, Rapporte, Einsatzplanung, Buchungsseiten, Bauabnahme und Aufmaß.
Belege: Katalog, Angebote, Rechnungen, E-Rechnung, Verträge, Mahnwesen und Vorlagen & Textbausteine.
Material & Ressourcen: Lager & Material, Einkauf, Fuhrpark und Werkzeug & Maschinen.
Service: Wartung & Prüfungen, Service-Tickets und Kundenportal.
Finanzen: Ausgaben, Zahlungsabgleich und Auswertungen & DATEV.
Verwaltung: Einstellungen, Änderungsprotokoll, Dokumente und Personal.
Kann ich Module später zu- oder abschalten?
Ja, jederzeit in den Einstellungen. Module, die ein anderes voraussetzen, schalten dieses mit ein. Der Kern aus Übersicht, Kunden, Katalog, Einstellungen und Änderungsprotokoll ist immer dabei; neue Betriebe starten zusätzlich mit Angebote, Rechnungen, E-Rechnung, Projekte und Zeiterfassung. Abgeschaltete Module behalten ihre Daten.
Wie plane ich die Einsätze meiner Monteure?
Im Modul Einsatzplanung legen Sie Termine je Monteur und Projekt an und sehen die Woche für das ganze Team oder nur Ihre eigenen Termine. Bei Doppelbuchungen warnt inncomo. Jeder kann seine Termine als Kalenderdatei (ICS) in den Kalender seines Telefons übernehmen. Das Modul Einsatzplanung ist im Plan Professional enthalten.
Kann ich Wartungen und DGUV-V3-Prüfungen planen?
Ja, im Modul Wartung & Prüfungen. Sie führen Prüfobjekte beim Kunden – ortsfeste Anlagen, ortsveränderliche Geräte, Maschinen und Heizungsanlagen – mit Prüfplänen nach DGUV Vorschrift 3, DIN VDE 0105-100, DIN VDE 0701-0702 oder Herstellervorgabe. Das Prüfprotokoll nimmt Messungen nach Schutzklasse auf, und vor dem nächsten Prüftermin erinnert inncomo.
Wiederkehrende Wartungen rechnen Sie über das Modul Verträge ab: Zum Termin legt inncomo die Rechnung automatisch an, als Entwurf oder gleich finalisiert.
Wie funktioniert das Mahnwesen?
Das Modul Mahnwesen kennt die Stufen „Zahlungserinnerung“, „1. Mahnung“, „2. Mahnung“ und „Letzte Mahnung“, jeweils mit eigener Frist und Gebühr. Verzugszinsen rechnet es taggenau, bei Geschäftskunden kommt einmal je Forderung die Verzugspauschale von 40 € dazu.
Ein täglicher Lauf findet fällige Rechnungen und legt Vorschläge an. Automatisch erstellt und per E-Mail verschickt werden Mahnungen nur, wenn Sie das einschalten. Briefe per Post verschickt inncomo nicht.
Kann ich Lager und Material verwalten?
Ja. Im Modul Lager & Material führen Sie mehrere Lagerorte mit Beständen und buchen Entnahmen und Rückbuchungen direkt auf Projekte. Das Material fließt zum Einkaufspreis in die Nachkalkulation. Bestellungen, Wareneingang und Bestellvorschlag gehören zum Modul Einkauf.
Gibt es ein digitales Fahrtenbuch für Firmenfahrzeuge?
Ja, im Modul Fuhrpark. Jede Fahrt bekommt einen Zweck: dienstlich, privat oder Arbeitsweg. Einträge werden nie überschrieben; Fehler berichtigen Sie mit einem Gegeneintrag. Dazu führt das Modul die HU- und Inspektionstermine je Fahrzeug und erinnert per E-Mail, bevor sie fällig werden.
Wie behalte ich den Überblick über Werkzeug und Maschinen?
Im Modul Werkzeug & Maschinen geben Sie Werkzeuge und Maschinen mit Person und Datum aus und nehmen sie zurück. So sehen Sie jederzeit, wer was hat. Für Prüfungen, etwa nach DGUV V3, legen Sie Intervalle fest, und inncomo erinnert vor dem nächsten Termin.
Sehe ich, ob sich ein Auftrag gerechnet hat?
Ja. Im Projekt laufen Kosten und Erträge zusammen: Lohn aus der Zeiterfassung mit dem internen Kostensatz je Mitarbeiter, Material aus dem Lager, Bestellungen, Ausgaben und Nachunternehmer. Daraus entsteht eine Nachkalkulation mit Plan-Ist-Vergleich. Je mehr Module eingeschaltet sind, desto vollständiger ist das Bild.
Kann inncomo Zahlungseingänge automatisch zuordnen?
Ja, mit dem Modul Zahlungsabgleich. Sie laden den Kontoauszug aus Ihrem Online-Banking als CAMT.053 oder MT940 hoch, und inncomo ordnet die Zahlungen offenen Rechnungen und Ausgaben zu. Eine direkte Verbindung zur Bank, etwa über FinTS, gibt es nicht.
Gibt es Textbausteine, und kann ich Texte diktieren?
Ja. Unter jedem internen Freitextfeld stehen Ihre Textbausteine, nicht nur in Angebot und Rechnung. Platzhalter wie Kundenname, Belegnummer und Beträge setzt inncomo selbst ein, und neue Bausteine legen Sie direkt beim Schreiben an.
Jedes dieser Felder lässt sich auch diktieren: über die Spracherkennung des Browsers oder, wenn der KI-Dienst für Ihren Betrieb eingerichtet ist, per Aufnahme mit Transkription.
Kann inncomo Belege per KI erkennen?
Im Modul Ausgaben fotografieren Sie einen Beleg oder laden ein PDF hoch. Ist der KI-Dienst für Ihren Betrieb aktiv, schlägt inncomo Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze vor. Das Ergebnis ist nur ein Vorschlag fürs Formular und wird nie automatisch gespeichert.
Die Erkennung gibt es ab dem Plan Starter mit einem Kontingent je Betrieb. Ohne aktiven KI-Dienst erfassen Sie den Beleg wie gewohnt von Hand.
Kann ich Störungen und Notdienst-Einsätze verwalten?
Ja, mit dem Modul Service-Tickets. Störungsmeldungen bekommen eine Priorität von niedrig bis Notfall, werden Mitarbeitenden zugewiesen und mit Kommentaren und Fotos dokumentiert. Bei Bedarf hängt das Ticket an einem Projekt.
Kann ich eine Bauabnahme mit Mängelliste dokumentieren?
Ja, im Modul Bauabnahme. Sie halten die Abnahme nach § 640 BGB vor Ort fest, erfassen Mängel und behalten die Gewährleistungsfrist ab dem Abnahmedatum im Blick; vor ihrem Ende erinnert inncomo. Die Abnahme hängt am Projekt und am Kunden.
Am besten selbst ausprobieren.
Alle Module, ohne Zahlungsdaten. Die Testphase endet von selbst.